Hoe kies je de beste VoIP-telefoon? In dit artikel bespreken we waar je op moet letten en geven we nuttige tips om je te helpen de juiste keuze te maken.
Welk type VoiP-telefoon heb je nodig?
Voordat je een VoIP-telefoon kiest, is het belangrijk om te bepalen welk type je nodig hebt. Er zijn twee hoofdtypen VoIP-telefoons:
- Softphone: Dit is software in de vorm van software of een app die op je computer, tablet of smartphone draait. Je hebt geen fysiek toestel nodig, alleen een headset of oortjes. Softphones zijn ideaal voor mensen die veel onderweg zijn of niet gebonden willen zijn aan één locatie. Je kunt eenvoudig een VoIP-app downloaden, zoals Skype, WhatsApp, Zoom, Microsoft Teams.
- Hardware VoIP-telefoon: Dit is een fysiek toestel dat vergelijkbaar is met een traditionele telefoon, maar dan specifiek ontworpen voor VoIP. Dit type is geschikt voor mensen die de voorkeur geven aan een traditionele telefoonervaring of die in een kantooromgeving werken. Je kan kiezen tussen verschillende toestellen.
Kies welke soort VoIP-telefoon je wenst
VoIP-telefoons komen in verschillende soorten, elk met hun eigen voor- en nadelen. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende typen:
- VoIP desk telefoontoestellen: Dit zijn de meest voorkomende VoIP-telefoons. Ze lijken op traditionele kantoortelefoons, maar zijn uitgerust met functies zoals HD-audio, meerdere lijnen en vaak een kleurendisplay. Bureautelefoons zijn ideaal voor vast werkplekken, bijvoorbeeld in kantoren. Veel gebruikte toestellen zijn de SIP-telefoons.
- Dect-telefoons: Dect (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) VoIP-telefoons zijn draadloze toestellen die je meer bewegingsvrijheid geven binnen een bepaald bereik van de basisstation. Ze zijn ideaal voor werkplekken waar mobiliteit belangrijk is, zoals in magazijnen of grote kantoren.
- Conferentietelefoons: Deze telefoons zijn speciaal ontworpen voor groepsgesprekken in vergaderruimtes. Ze bieden vaak 360-graden microfoondekking en zijn geoptimaliseerd voor echo-onderdrukking en ruisreductie, zodat iedereen in de ruimte goed verstaanbaar is.
- Videotelefoons: Videotelefoons combineren spraak met video, wat ze ideaal maakt voor face-to-face vergaderingen op afstand. Deze telefoons hebben een ingebouwde camera en een display om de gesprekspartner te zien. Ze zijn vaak compatibel met videoconferentieplatforms zoals Zoom, Microsoft Teams, en Google Meet.
- USB-telefoons: USB-telefoons worden direct op een computer aangesloten via een USB-poort. Ze worden vaak gebruikt in combinatie met softphone-software en bieden een eenvoudiger en betaalbaar alternatief voor traditionele bureautelefoons.
- Smartphone VoIP-apps: Hoewel technisch gezien geen “telefoon”, kunnen smartphones met VoIP-apps zoals Microsoft Teams, Skype of Zoom een prima alternatief zijn voor fysieke VoIP-telefoons. Dit is vooral handig voor mensen die veel onderweg zijn en toch willen profiteren van de voordelen van VoIP.
Bekijk de comptabiliteit en aansluitingen
Bij de keuze van een VoIP-telefoon is het cruciaal om te controleren of het toestel compatibel is met je huidige VoIP-provider. Niet alle telefoons werken met alle VoIP-diensten, dus controleer of je gekozen toestel geschikt is voor de provider die je wilt gebruiken.
Daarnaast moet je ook letten op de aansluitmogelijkheden. Sommige VoIP-telefoons vereisen een netwerkaansluiting (Ethernet), terwijl andere ook WiFi-connectiviteit ondersteunen, wat handig is in draadloze omgevingen.
Bekijk welke functies en functionaliteiten je nodig hebt
Moderne VoIP-telefoons komen met een breed scala aan VoiP-functies die je communicatie kunnen verbeteren. Enkele functies om op te letten zijn:
- HD-audio: Zorg voor een telefoon die HD-geluid ondersteunt voor een heldere en duidelijke gesprekskwaliteit.
- Conferentiegesprekken: Als je regelmatig met meerdere mensen tegelijk belt, zorg dan dat de telefoon conferentiegesprekken ondersteunt.
- Handsfree en Bluetooth: Voor meer flexibiliteit tijdens gesprekken kan handsfree bellen of een Bluetooth-verbinding nuttig zijn.
- Voicemail, doorschakelen en wachtrijfuncties: Deze functies zijn vooral handig voor zakelijke gebruikers.
- Headsets: Zorg ervoor dat je een headset kan aansluiten met de juiste aansluiting.
Vergelijk de kosten
De kosten van VoIP-telefoons variëren sterk, afhankelijk van de functies en het type toestel. Het is belangrijk om een budget te bepalen voordat je op zoek gaat. Houd er rekening mee dat een goedkopere telefoon wellicht minder functies biedt, terwijl een duurder model vaak meer functionaliteiten en betere geluidskwaliteit biedt.
Bovendien moet je rekening houden met de kosten van de VoIP-dienst zelf. Sommige aanbieders rekenen maandelijkse abonnemetskosten per gebruiker, terwijl anderen een pay-as-you-go-model aanbieden. Vergelijk verschillende aanbieders om de beste deal te vinden die past bij jouw belgedrag.
Bekijk de verbinding en netwerkvereisten
VoIP-telefonie is volledig afhankelijk van je internetverbinding. Een stabiele en snelle verbinding is essentieel om de best mogelijke gesprekskwaliteit te garanderen. Controleer de volgende punten:
- Bandbreedte: Zorg ervoor dat je internetverbinding voldoende bandbreedte heeft om meerdere gelijktijdige gesprekken te ondersteunen zonder kwaliteitsverlies.
- Router en netwerkapparatuur: Een goede router met Quality of Service (QoS) instellingen kan helpen om VoIP-verkeer voorrang te geven op je netwerk, wat resulteert in stabielere gesprekken.
- Back-up oplossingen: Overweeg een back-up internetverbinding als je afhankelijk bent van VoIP voor je bedrijf, om te voorkomen dat je offline gaat bij netwerkproblemen.
VoIP-aanbieders en contracten
Niet alle VoIP-aanbieders zijn gelijk. Bij het kiezen van een VoIP-provider moet je niet alleen kijken naar de prijs, maar ook naar de kwaliteit van de service, de beschikbaarheid van klantenondersteuning en de functies die zij aanbieden.
Lees de recensies van gebruikers en controleer of de aanbieder betrouwbare ondersteuning biedt, vooral als je deze service zakelijk gaat gebruiken. Let ook op eventuele verborgen kosten, zoals installatiekosten of kosten voor het wijzigen van je pakket.
Integratie met platforms zoals Microsoft Teams of Zoom
Voor bedrijven en professionals die gebruik maken van unified communications zoals Microsoft Teams, is het belangrijk om een VoIP-telefoon te kiezen die naadloos integreert met deze platforms. Microsoft Teams is een veelgebruikte applicatie voor zakelijke communicatie en samenwerking, en er zijn specifieke VoIP-telefoons die hiervoor zijn geoptimaliseerd.
- Microsoft Teams Certified Phones: Deze telefoons zijn speciaal ontworpen om samen te werken met Microsoft Teams. Ze bieden een ingebouwde Teams-knop, intuïtieve gebruikersinterfaces en naadloze integratie met de Teams-omgeving.
- Platformonafhankelijke VoIP-telefoons: Als je naast Microsoft Teams ook andere communicatieplatforms gebruikt (zoals Zoom of Google Meet), kan een platformonafhankelijke VoIP-telefoon een betere keuze zijn. Deze toestellen kunnen vaak meerdere accounts en protocollen ondersteunen, waardoor je flexibeler bent in je communicatiebehoeften.
Toekomstige uitbreidbaarheid
Denk bij de aanschaf van een VoIP-telefoon ook aan de toekomst. Kies een telefoon die schaalbaar is en eenvoudig kan worden uitgebreid met extra toestellen of functies naarmate je behoeften groeien. Voor bedrijven is het bijvoorbeeld belangrijk om een systeem te kiezen dat eenvoudig kan worden opgeschaald naar meer gebruikers zonder complexe installaties.
VoIP telefoon merken
De populairste merken zijn Yealink, Poly, Polycom, Gigaset, Cisco…
Ten slotte
Het kiezen van de beste VoIP-telefoon vereist zorgvuldige overweging van je behoeften en budget. Door aandacht te besteden aan compatibiliteit, functies, netwerkvereisten, en integratie met platforms zoals Microsoft Teams, kun je een weloverwogen keuze maken. Of je nu een kleine ondernemer bent die op zoek is naar kostenbesparingen of een particulier die graag flexibel wil bellen, er is altijd een VoIP-oplossing die bij je past.
Neem de tijd om je opties te verkennen en investeer in een oplossing die je zowel op korte als lange termijn voordelen zal opleveren. Het juiste toestel kan je communicatie aanzienlijk verbeteren, waardoor je niet alleen efficiënter werkt, maar ook beter bereikbaar bent, waar je ook bent.